Apostil, bir belgenin doğruluğunun tasdik edilerek başka bir ülkede resmî geçerlilik kazanmasını sağlayan bir belge onay sistemidir. Apostil sistemi, 5 Ekim 1961 tarihli “Yabancı Resmî Belgelerin Tasdiki Mecburiyetinin Kaldırılmasına Dair Lahey Sözleşmesi” (Lahey Konvansiyonu) ile düzenlenmiştir.
Bu sistem yalnızca sözleşmeye üye veya taraf devletler arasında geçerlidir.
Söz konusu sözleşmeye taraf her ülke, kendi yetkili makamlarını belirleyerek düzenledikleri belgelerin gerçekliğini onaylar. Böylece apostil tasdiki taşıyan belgeler, diğer taraf ülkelerde doğrudan geçerli resmî belge olarak kabul edilir.
Apostil Belgesinin Unsurları
Apostil şerhinde başlığın Fransızca olarak
“Apostille (Convention de La Haye du 5 Octobre 1961)”
şeklinde yazılması zorunludur.
Bir apostil belgesi aşağıdaki unsurları içerir:
- Belgenin düzenlendiği ülke,
- Belgeyi imzalayan kişinin adı,
- Bu kişinin unvanı veya görevi,
- Belgeye ait mühür veya kaşenin bağlı olduğu makam,
- Onayın yapıldığı yer,
- Onayın tarihi,
- Apostili düzenleyen makamın adı,
- Apostil numarası,
- Yetkili makamın mührü veya kaşesi,
- Apostili düzenleyen yetkilinin imzası.
Türkiye’de Apostil Uygulaması
Türkiye, Lahey Sözleşmesi’ni 16 Eylül 1984 tarihli ve 18517 sayılı Resmî Gazete’de yayımlayarak onaylamış ve sözleşme 29 Eylül 1985 tarihinde yürürlüğe girmiştir.
Sözleşmenin 1. maddesi uyarınca, bir taraf devletin ülkesinde düzenlenmiş olup diğer bir taraf devletin ülkesinde kullanılacak olan resmî belgelere apostil şerhi uygulanabilir.
Bu düzenleme ile, farklı ülkelerde düzenlenen belgelerin kullanımında işlemlerin sadeleştirilmesi, bürokratik yükün azaltılması ve işlemlerde hız kazandırılması amaçlanmaktadır.
Apostil Şerhi Konulabilecek Resmî Belgeler
Sözleşmenin 1. maddesine göre aşağıdaki belgeler resmî belge niteliğindedir ve apostil tasdiki yapılabilir:
a) Savcı, zabıt kâtibi veya adliye personeli tarafından verilmiş belgeler dâhil olmak üzere, bir mahkeme veya yargı organına bağlı makam ya da görevli memurlar tarafından düzenlenen belgeler,
b) İdari belgeler,
c) Noter senetleri,
d) Gerçek kişilerce özel sıfatla imzalanmış belgeler üzerine konulmuş ve belgenin tarihinin, kaydının veya imzanın doğruluğunu tasdik eden resmî beyanlar (örneğin noter tasdikleri).
Apostil Şerhi Uygulanamayacak Belgeler
Sözleşmeye göre aşağıdaki belgeler apostil kapsamında değildir:
a) Diplomatik veya konsolosluk memurları tarafından düzenlenen belgeler,
b) Ticaret veya gümrük işlemleriyle doğrudan ilgili idari belgeler.
Yetkili Makamlar
Sözleşmenin 6. maddesi uyarınca, her taraf devlet, apostil şerhi düzenlemeye yetkili makamları belirlemek ve bu makamlarla ilgili değişiklikleri Hollanda Dışişleri Bakanlığı’na bildirmek zorundadır.
Türkiye’de apostil tasdiki verme yetkisi, valilikler ve kaymakamlıklara verilmiştir.
Apostil Şerhi Taşıyan Belgelerin Hukuki Niteliği
Sözleşmenin 9. maddesi gereğince, bir belgeye usulüne uygun şekilde apostil şerhi konulmuşsa, ek bir tasdik veya konsolosluk onayına gerek yoktur.
Bu hüküm, sözleşmeye taraf ülkelerin diplomatik temsilcilikleri tarafından ayrıca tasdik işlemi yapılmamasını da zorunlu kılar.
Güncel Bilgilere Erişim
Sözleşme metni, taraf ülkelerin güncel listesi ve her ülkede apostil vermeye yetkili makamlar hakkında bilgiye, Lahey Konferansı’nın resmî internet sitesinden ulaşılabilir:
🔗 https://www.hcch.net/en/instruments/conventions/status-table/?cid=41
Apostil’in Hukuki Dayanağı
Uluslararası sözleşmeler, Türkiye Büyük Millet Meclisi tarafından onaylandıktan sonra kanun niteliği kazanır ve ulusal mevzuatımızın bir parçası olarak yürürlüğe girer.
Dolayısıyla, Lahey Sözleşmesi de Türk hukukunda doğrudan uygulanabilir nitelikte bir düzenlemedir.